Dans le contexte de l’état d’urgence sanitaire lié à l’épidémie de Covid-19, le Gouvernement, par l’ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020, a aménagé le dispositif de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat, en assouplissant ses conditions de versement et en ajoutant un nouveau critère de modulation pour les salariés dont les conditions de travail sont liées à l’épidémie de Covid-19.
Cette prime exceptionnelle, instaurée en 2019, a été reconduite en 2020, par l’article 7 de la loi n° 2019-1446 du 24 décembre 2019 de financement de la sécurité sociale pour 2020.
Il s’agit d’une prime totalement exonérée de charges sociales et d'impôt pour l'employeur comme pour le salarié, sous réserve du respect de certaines conditions.
Elle a pour but d’augmenter le pouvoir d’achat des salariés en s’ajoutant à leur rémunération habituelle. Ainsi, elle ne peut se substituer à cette rémunération ou à une autre prime qui serait due aux salariés de l’entreprise.
Le Ministère du travail a publié le 17 avril 2020, un questions-réponses afin d’apporter des précisions sur les modalités relatives à ce dispositif.
Le cabinet Siléas vous propose de passer en revue l’ensemble de ces modalités.
LES EMPLOYEURS CONCERNÉS
Les employeurs pouvant octroyer la prime exceptionnelle sont :
- Les employeurs de droit privé ;
- Les établissements publics à caractère industriel et commercial ;
- Les établissements publics administratifs, lorsqu’ils emploient du personnel de droit privé ;
- Les établissements et services d’aide par le travail (ESAT), à condition que la prime soit attribuée à l’ensemble des travailleurs handicapées dépendant de l’ESAT, sans exception liée à la rémunération.
LES SALARIES BENEFICIAIRES DE LA PRIME EXCEPTIONNELLE
Les salariés éligibles à l’octroi de la prime exceptionnelle sont ceux titulaires d’un contrat de travail dans l’entreprise :
- Soit à la date de versement de la prime ;
- Soit à la date de dépôt auprès de la DIRECCTE de l’accord instituant le versement de la prime ;
- Soit à la date de la signature de la décision unilatérale de l’employeur, si la prime a été mise en place par ce moyen.
Toutefois, cette prime n’est exonérée que lorsqu’elle est versée aux salariés dont le montant de la rémunération perçue durant les 12 mois précédant la date de versement est inférieur à 3 fois la valeur annuelle du Smic. Ce montant doit être proratisé selon la durée de travail prévue au contrat de travail, ainsi qu’en cas d’entrée et/ou sortie en cours d’année.
Au titre de l’existence de ce plafond, il est possible d’exclure du bénéfice de la prime, les salariés dont la rémunération est supérieure au plafond.
Par ailleurs, le Ministère du travail précise que peuvent bénéficier de la prime, dans les mêmes conditions que les autres salariés, les salariés suivants :
- Les apprentis ;
- Les mandataires titulaires d’un contrat de travail ;
- Les salariés intérimaires en mission dans une entreprise utilisatrice versant la prime à ses salariés.
LA MISE EN PLACE DE LA PRIME EXCEPTIONNELLE
Comment mettre en place la prime exceptionnelle ?
La prime exceptionnelle peut être mise en place par accord collectif ou par décision unilatérale de l’employeur :
- Par accord collectif
Cet accord peut être négocié au niveau de l’entreprise ou du groupe. A ce titre, l’employeur peut, selon l’effectif de son entreprise :
- Conclure un accord collectif avec les délégués syndicaux ;
- Conclure un accord avec les représentants des syndicats ;
- Conclure un accord au sein du comité social et économique ;
- Présenté un projet d’accord à la ratification par le personnel, à la majorité des deux tiers.
En tout état de cause, l’accord conclu doit être déposé sur la plateforme de téléprocédure «Téléaccords ».
- Par décision unilatérale de l’employeur (DUE)
Lorsque la prime exceptionnelle est mise en place par DUE, les entreprises dotées d’un CSE doivent l’en informer préalablement.
Les entreprises de moins de 11 salariées doivent, quant à elles, informer les salariés par tout moyen.
Le dépôt de la DUE sur la plateforme de téléprocédure «Téléaccords », n’est pas requis.
Quel est le contenu de l’accord ou de la DUE ?
L’accord ou la DUE peut porter sur l’ensemble des modalités d’attribution de la prime laissées libres par la loi, à savoir :
- Le montant de la prime ;
- La date à laquelle est apprécié le critère de présence dans l’entreprise ;
- Le cas échéant, l’exclusion des salariés dont la rémunération est supérieure à un certain plafond et le niveau de ce plafond ;
- Les modalités de sa modulation entre les bénéficiaires.
LE MONTANT DE LA PRIME EXCEPTIONNELLE
- La limite d’exonération de la prime exceptionnelle
Afin de bénéficier de l’exonération, le montant de la prime doit être inférieur ou égal à 1000 €, s’il n’y a pas d’accord d’intéressement au sein de l’entreprise.
Le montant de la prime peut être porté à 2 000 €, s'il y a accord d'intéressement dans l'entreprise (Ord. n°2020-385 du 1er avril 2020).
Dans ce cas, l’accord d’intéressement doit produire ses effets à la date de versement de la prime, donc avoir été conclu. Le dépôt peut quant à lui être réalisé postérieurement au versement de la prime, dans le respect des délais légaux à savoir, 15 jours suivant sa conclusion.
Si une prime d’un montant supérieure à 1000 € – ou à 2000 € en présence d’un accord d’intéressement – est versée, la partie de la prime qui excède cette limite est assujettie à cotisations et contributions sociales et à l’impôt sur le revenu.
- La modulation du montant de la prime exceptionnelle
L’employeur peut moduler le montant de la prime selon les critères suivants :
- La rémunération des salariés ;
- Leur niveau de classification ;
- La durée de présence effective ou celle prévue au contrat de travail étant précisé qu’il n’est pas possible de réduire le montant de la prime à raison des congés au titre de la maternité, de la paternité et de l’accueil ou de l’adoption d’un enfant, ainsi que des congés d’éducation parentale, de présence parentale.
En outre, l’ordonnance 2020-385 du 1er avril 2020, prévoit un nouveau critère de modulation, à savoir, les conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19.
Ainsi, l’employeur peut par exemple majorer la prime pour les salariés ayant continué leur activité au sein de l’entreprise pendant la période d’urgence sanitaire et/ou ceux ayant été au contact du public.
En outre, il est possible d’exclure des salariés qui n’étaient pas présents durant la période d’urgence sanitaire, tels que les salariés en télétravail.
Par ailleurs, le Ministère du travail précise qu’il est possible d’attribuer des primes d’un montant différent, selon l’établissement dont relève les salariés et même, réserver l’octroi de la prime aux salariés d’un seul établissement de l’entreprise.
LES MODALITES RELATIVES A LA CONCLUSION D’UN ACCORD D’INTERESSEMENT
L’existence d’un accord d’intéressement à la date de versement de la prime exceptionnelle, initialement prévue par la loi du 24 décembre 2019, n’est plus nécessaire lorsque le montant de la prime exceptionnelle n’excède pas 1000 €.
Ainsi, la prime exceptionnelle peut être octroyée aux salariés, dans la limite de 1 000 € sans qu’un accord d’intéressement n’existe dans l’entreprise (Ord. n°2020-385 du 1er avril 2020).
Par ailleurs, pour les entreprises qui souhaiteraient tout de même conclure un accord d’intéressement – notamment afin de pouvoir octroyer 2000 € à leurs salariés – les modalités de conclusion d’un accord d’intéressement sont aménagées.
En effet, en principe, l'accord doit être conclu au plus tard le dernier jour de la première moitié de l'exercice de calcul (soit au plus tard le 30 juin si l'exercice de calcul correspond à l'année civile) (C. trav. art., L.3314-4).
Par exception, les accords d’intéressement couvrant tout ou partie de l’année 2020 peuvent être conclus jusqu’au 31 août 2020.
Toutefois, cette exception est uniquement applicable aux entreprises qui, au regard de leur exercice courant, auraient dû conclure leur accord d’intéressement en 2020 selon les règles de droit commun.
Ainsi, par exemple, une entreprise ayant un exercice courant du 1er juillet 2019 au 30 juin 2020 ne pourra bénéficier de cette exception puisque, selon les règles de droit commun, l’accord d’intéressement aurait dû être conclu au plus tard le 31 décembre 2019.
Enfin, en principe, un accord d’intéressement est habituellement conclu pour une durée de trois ans (C. trav. art., L.3312-5).
Exceptionnellement, les accords d’intéressement conclus entre le 1er janvier 2020 et le 31 août 2020 pourront l’être pour une durée inférieure à trois ans, mais sans pouvoir être inférieure à un an et ce, même si aucune prime exceptionnelle n’est versée.
LE VERSEMENT DE LA PRIME EXCEPTIONNELLE
La prime doit obligatoirement être versée entre le 28 décembre 2019 et le 31 Août 2020 (Ord. n°2020-385 du 1er avril 2020).
L’accord ou la DUE instituant la prime peut prévoir que son versement s’effectuera en plusieurs échéances, dont la dernière ne pourra être fixée au-delà du 31 août 2020.
Dans ce cas, les critères d’attributions de la prime ne peuvent être définis différemment pour chacune des échéances.
Par ailleurs, une entreprise qui aurait déjà versé une prime sur la base de la loi du 24 décembre 2020, peut compléter ce versement initial par un avenant à l’accord ou la DUE. Celui-ci pourra retenir des critères d’attribution de la prime, différent que pour le premier versement, notamment en ajoutant une modulation relative aux conditions de travail liées au Covid-19.
Concernant les modalités pratiques du versement de la prime, l’employeur a l’obligation de mentionner son versement dans le bulletin de paie du mois de versement, sur une ligne spécifique.
En outre, cette prime doit être déclarée comme un élément de rémunération non soumis à cotisations et contributions en DSN et auprès des URSSAF.
L’ÉTENDUE DE L’EXONÉRATION
Sous réserve de respecter l’ensemble des conditions précitées, l’exonération porte sur les cotisations et contributions suivantes :
- Cotisations (parts employeur et salariale) de sécurité sociale ;
- Cotisations et contributions (employeurs et salariés) aux régimes de retraite complémentaire, y compris la CET et l’APEC ;
- Cotisations (employeurs et salariés) aux régimes d’assurance chômage y compris AGS ;
- Contribution solidarité autonomie ;
- Contribution de versement transport ;
- Contribution au dialogue social ;
- Contributions dues au FNAL ;
- CSG et CRDS ;
- Taxe sur les salaires ;
- Taxe d’apprentissage et contribution supplémentaire à l’apprentissage, contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance ;
- Participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue ;
- Versement au titre du congé individuel de formation, contribution dédiée au financement du compte personnel de formation ;
- Contribution patronale au titre de la formation professionnelle en alternance ;
- Participation des employeurs (agricoles et non agricoles) à l’effort de la construction (PEEC) ;
- Le cas échéant, contributions résultant d’accords conventionnels de branche ;
Concernant l’impôt sur le revenu, le plafond d’exonération s’apprécie par salarié.
Enfin, la prime exceptionnelle n’a pas à être déclarée fiscalement. En outre, elle n'est pas prise en compte pour la détermination du revenu fiscal de référence ni dans le calcul du droit à la prime d’activité.
