Depuis le 1er mai dernier, les salariés peuvent solder leurs congés payés acquis entre le 1er juin 2017 et le 31 mai 2018 - sauf période d’acquisition différente fixée par accord collectif.
Le droit aux congés payés est octroyé à chaque salarié quel que soit son contrat (CDD, CDI, intérim), son temps de travail (temps plein ou temps partiel) ou son ancienneté, à la charge de l’employeur.
L'organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l'employeur. En cas de contestation, c'est à lui de justifier qu'il a rempli toutes ses obligations pour permettre au salarié d’exercer effectivement son droit à congé (Cass. soc., 13 juin 2012, n ° 11-10.929).
L’employeur doit donc observer rigoureusement le droit aux congés payés, qui relève du droit à la santé du salarié.
Depuis le 1er janvier 2017, le Code du travail octroie une large marge de manœuvre à la négociation collective en matière de congés payés. Désormais, certaines règles sont d’ordre public et s’imposent à l’employeur et aux salariés. D’autres sont ouvertes à la négociation collective. Il existe enfin des règles supplétives applicables en l’absence de dispositions conventionnelles.
Rappel des règles relatives à l'acquisition et à la prise des congés payés.
L’ACQUISITION DES CONGÉS PAYÉS
Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables (Article L.3141-3 du Code du travail).
Cette règle vaut également pour les salariés à temps partiel, leur nombre de jours de congés n’étant pas réduit proportionnellement à leur horaire de travail.
Les salariés âgés de moins et de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente ont droit à deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge, dans la limite de 30 jours de congés ouvrables au total (cumulés avec les congés annuels légaux) (Article L3141-8 du Code du travail).
Est réputé enfant à charge l'enfant qui vit au foyer et est âgé de moins de quinze ans au 30 avril de l'année en cours et tout enfant sans condition d'âge dès lors qu'il vit au foyer et qu'il est en situation de handicap.
Aucun accord collectif ne peut prévoir un nombre de congés payés inférieur à celui fixé par la loi.
Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé (Article L.3141-5 du Code du travail) :
- Les périodes de congé payé ;
- Les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ;
- Les contreparties obligatoires sous forme de repos
- Les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif conclu en application de l'article L. 3121-44 ;
- Les périodes, dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an, pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;
- Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque.
Sont également assimilés à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés, notamment : les jours fériés chômés, les congés pour événements de famille, les heures de délégation et certaines heures de formation.
Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention un accord de branche peut (article L.3141-10 du Code du travail) :
- majorer la durée du congé en raison de l'âge, de l'ancienneté ou du handicap,
- fixer le début de la période de référence pour l'acquisition des congés ;
L’entreprise peut donc organiser l’acquisition des congés payés sur la période de référence de son choix, sur une année civile par exemple (du 1er janvier au 31 décembre).
A défaut d’accord, la période d’acquisition des congés payés est fixée du 1er juin N au 31 mai N+1.
Quid en cas d’entrée ou de départ du salarié pendant la période de référence ?
- Si le salarié est embauché entre le 1er juin 2017 et le 31 mai 2018, la période de référence pour l’acquisition des congés payés débute à sa date d’entrée dans l’entreprise.
Depuis la loi Travail du 8 août 2016, les salariés arrivants ne sont plus tenus d’attendre l’ouverture des droits aux congés, c’est à- dire la fin de la période de référence, et peuvent ainsi prendre leurs congés acquis dès l’embauche (article L.3141-12 du Code), sous réserve que la période de prise des congés soit ouverte et que l’ordre des départs soit fixé par l’employeur.
Par exemple, un salarié embauché le 2 mai 2018 pourra prendre 5 jours ouvrables de congés payés au mois de juillet 2018.
- Si le salarié quitte l’entreprise entre le 1er juin 2017 et le 31 mai 2018, la période de référence pour le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés se termine à la date de fin du contrat de travail, c’est-à-dire au terme du préavis (effectué ou dispensé par l’employeur). En revanche, lorsque le salarié est dispensé de préavis à sa demande, la période de référence prend fin le jour de la notification de la rupture du contrat de travail.
LA PRISE DES CONGÉS PAYÉS
LA PÉRIODE DE PRISE DES CONGÉS
Depuis la loi du 8 août 2016, un accord d’entreprise ou d’établissement, ou, à défaut, une convention ou un accord de branche fixe prioritairement la période de prise des congés (article L.3141-15 du Code du travail) :
En l’absence de disposition conventionnelle, c’est à l’employeur de fixer la période de prise des congés payés, après avis du CSE le cas échéant (Article L3141-16 du Code du travail).
Cette période pourra s’étendre ou non sur toute l’année civile mais dans tous les cas, elle doit respecter la période légale du 1er mai au 31 octobre qui est d’ordre public (Article L.3141-13 du Code du travail).
La prise de congés par le salarié ne peut être remplacée par le versement d’une indemnité compensatrice.
Les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané (Article L.3141-14 du Code du travail).
La période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de la période (soit au plus tard le 1er mars s’il s’agit de la période légale).
L’ORDRE DES DÉPARTS
Depuis la loi Travail, un accord d’entreprise ou d’établissement, ou, à défaut, une convention ou un accord de branche fixe : (article L.3141-15 du Code du travail)
- L’ordre des départs en congés
- Les délais que doit respecter l’employeur s’il entend modifier l’ordre et les dates de départs
A défaut d’accord, l’employeur fixe unilatéralement, après avis du CSE le cas échéant, l’ordre des départs en congés en tenant compte des critères suivants (article L3141-16 du Code du travail) :
- la situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;
- la durée de leurs services chez l'employeur ;
- leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;
L’ordre des départs doit être porté à la connaissance des salariés au moins un mois à l’avance pendant la période de prise des congés.
L’employeur et le salarié doivent respecter l’ordre et les dates de congés déterminés. Le départ prématuré en congés ou le retour tardif du salarié contre le gré de l'employeur peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave.
Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l'ordre et les dates de départ ne peuvent être modifiées moins d'un mois avant la date de départ prévue.
LES RÈGLES DE FRACTIONNEMENT DES CONGÉS
Le congé annuel doit être pris en deux fois au moins.
En effet, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder vingt-quatre jours ouvrables (4 semaines), sauf salariés justifiant de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie (article L.3141-17 du Code du travail).
Il en résulte qu’en principe, la 5ème semaine de congés payés, et plus généralement, les jours acquis au-delà de 24 jours ne peuvent pas être accolés au congé principal.
Lorsque le congé ne dépasse pas douze jours ouvrables, il doit être continu (Article L.3141-18 du Code du travail).
Lorsque le congé principal est d'une durée supérieure à douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l'accord du salarié. Cet accord n'est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l'établissement. Une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire (article L.3141-19 du Code du travail).
L’accord d’entreprise a désormais priorité pour fixer (article L.3141-21 du Code du travail) :
- la période pendant laquelle la fraction continue d’au moins 12 jours ouvrables est attribuée ;
- les règles de fractionnement du congé au-delà de 12 jours.
A défaut d’accord (article L.3141-23 du Code du travail) :
1° La fraction continue d'au moins douze jours ouvrables est attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année
2° Le fractionnement des congés au-delà du douzième jour est effectué dans les conditions suivantes :
a) Les jours restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année ;
Dès lors, les salariés qui prennent une partie de leur congé principal (24 jours ouvrables maximum) en dehors de la période légale (1er mai au 31 octobre) peuvent profiter de congés supplémentaires.
b) Deux jours ouvrables de congés supplémentaires sont attribués lorsque le nombre de jours de congé pris en dehors de cette période est au moins égal à six et un seul lorsque ce nombre est compris entre trois et cinq jours.
Les jours de congé principal dus au delà de vingt-quatre jours ouvrables (soit pour la cinquième semaine de congés payés) ne sont pas pris en compte pour l'ouverture du droit à ce supplément.
Le salarié peut renoncer aux jours de fractionnement par accord individuel.
Pour résumer :
- Le fractionnement est interdit : pour les 12 jours devant être pris en continu pendant la période de référence.
- Le fractionnement est possible : pour la partie du congé d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours ouvrables par accord des parties.
- Le fractionnement est obligatoire : pour la 5ème semaine de congé dans la mesure où elle ne peut être accolée au congé de 24 jours ouvrables pouvant être pris en une seule fois. Le fractionnement obligatoire de la 5ème semaine ne donne lieu à aucun jour de congé supplémentaire.
A titre d’exemple,
- Si un salarié prend 4 semaines de congés en août (soit pendant la période de référence) et une semaine en février, il n’a droit à aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement.
- Si un salarié prend 19 jours en août, 5 jours en décembre et 6 jours en avril : il a droit à un seul jour ouvrable car, sur les 11 jours pris en dehors de la période légale de congés, 6 représentent la 5ème semaine et n’ouvrent pas droit à congé supplémentaire.
- Si un salarié prend 2 semaines en août, 1 en novembre, 1 en décembre et 2 en avril : il a droit à 2 jours de congés supplémentaires puisqu’il a pris la moitié de son congé principal légal (12 jours, soit plus de 6 jours) en dehors de la période légale.
LES RÈGLES DE REPORT DES CONGÉS NON PRIS
En principe, les jours de congés qui n’ont pas été soldés au terme de la période de référence, sont perdus.
Concrètement, les congés payés acquis au cours de la période du 1er juin 2016 au 31 mai 2017 doivent être pris au plus tard le 31 mai 2018.
Les jours de congés non pris sont cependant indemnisés si le salarié n'a pas pu prendre tous ses congés du fait de l'employeur.
En tout état de cause, le report des congés payés acquis mais non pris par le salarié est possible dans les hypothèses suivantes :
- Accord des parties :
- Accord collectif en cas d’annualisation du temps de travail
En cas d’annualisation du temps de travail, le report des jours de congés peut être prévu par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou accord de branche (Article L.3141-22 du Code du travail).
Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.
L'accord collectif précise :
1° Les modalités de rémunération des congés payés reportés ;
2° Les cas précis et exceptionnels de report ;
3° Les conditions dans lesquelles ces reports peuvent être effectués, à la demande du salarié après accord de l'employeur ;
4° Les conséquences de ces reports sur le respect des seuils annuels de durée du travail. Ce report ne doit pas avoir pour effet de majorer ces seuils dans une proportion plus importante que celle correspondant à la durée ainsi reportée.
- Longue absence du salarié ayant empêché la prise des congés payés :
- en raison d’un congé pour maternité, adoption (Article L3141-2 du Code du travail)
- pour maladie /accident d’origine professionnelle ou non (Cass. Soc, 24 février 2009, n°07-44488 et CJCE, 20 janvier 2009, C-350/06 et C-520/06)
Enfin, la 5ème semaine de congés payés non prise peut servir à alimenter le compte épargne temps du salarié mais également être reportée pour prendre un congé sabbatique ou pour création d’entreprises.
