La période légale de prise des congés payés commence le 1er mai.
Employeurs, connaissez-vous vos obligations d’information, d’organisation et d’indemnisation des départs en congés ?
Salariés, êtes-vous informés des règles d’acquisition, de décompte, et de prise des congés payés ?
Le droit aux congés payés est octroyé à chaque salarié quelque soit son contrat (CDD, CDI, intérim), son temps de travail (temps plein ou temps partiel) ou son ancienneté, à la charge de l’employeur.
L'organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l'employeur. En cas de contestation, c'est à lui de justifier qu'il a rempli toutes ses obligations pour permettre au salarié d’exercer effectivement son droit à congé (Cass. soc., 13 juin 2012, n ° 11-10.929).
L’employeur doit observer rigoureusement le droit aux congés payés, qui relève du droit à la santé du salarié, sous peine de commettre une infraction pénale, condamnée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Il est donc nécessaire de connaître avec précision ce dispositif complexe et récemment modifié.
En effet, la loi Travail du 8 août 2016 et plusieurs décrets du 18 novembre 2016(n°2016-1551, n° 2016-1552 et n° 2016-1555)ont introduit quelques modifications aux dispositions du Code du travail relatives aux congés payés.
Depuis le 1er janvier 2017, la hiérarchie des normes en matière de congés payés a été réformée : l’accord d’entreprise est désormais prioritaire, dans le respect des dispositions d’ordre public.
Tour d’horizon de la nouvelle réglementation, désormais articulée en trois blocs :
- Les règles d’ordre public auxquelles l’employeur ne peut déroger
- Les règles qui peuvent être fixées par convention ou accord collectif, avec primauté de l’accord d’entreprise.
- Les règles supplétives ne s’appliquant qu’en cas d’absence de dispositions conventionnelles.
La durée des congés payés
Disposition d'ordre public
Les principes inchangés à connaître
QUELLE EST LA DURÉE DES CONGÉS PAYÉS ANNUELS ?
La loi Travail n’a pas modifié la règle selon laquelle, sauf dispositions plus favorables, la durée du congé annuel est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables (Article L.3141-3 du Code du travail).
Lorsque le nombre de jours ouvrables obtenu n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier supérieur (Article L.3141-7 du Code du travail).
QUELLES PÉRIODES SONT CONSIDERÉES COMME DU TRAVAIL EFECTIF OUVRANT DROIT À CONGÉS ?
Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé (Article L.3141-5 du Code du travail) :
- Les périodes de congé payé ;
- Les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ;
- Les contreparties obligatoires sous forme de repos
- Les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif conclu en application de l'article L. 3121-44 ;
- Les périodes, dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an, pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;
- Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque.
Un nouveau droit à congés supplémentaires pour les pères d'enfants à charge
L’attribution de deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge est désormais étendue aux salariés hommes âgés de moins et de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente.
Ce droit n’était jusqu’à présent accordé qu’aux femmes avec enfant à charge.
Désormais, ces congés supplémentaires sont ouverts à tous les salariés, sans distinction de sexe, dans la limite de 30 jours de congés ouvrables au total (cumulés avec les congés annuels légaux) (Article L3141-8 du Code du travail).
Est réputé enfant à charge l'enfant qui vit au foyer et est âgé de moins de quinze ans au 30 avril de l'année en cours et tout enfant sans condition d'âge dès lors qu'il vit au foyer et qu'il est en situation de handicap.
Champ de la négociation collective
L’article L.3141-10 du Code du travail dispose que désormais, un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention un accord de branche peut :
1° Fixer le début de la période de référence pour l'acquisition des congés ;
2° Majorer la durée du congé en raison de l'âge, de l'ancienneté ou du handicap.
Une nouvelle période de référence possible pour l'acquisition de congés payés
Jusqu'à la loi Travail, la période de référence pour l’acquisition des congés payés était fixée par le Code du travail du 1er juin de l’année en cours (N) au 31 mai de l’année suivante (N+1).
Il n’était pas possible, par principe, pour l’employeur de déroger à cette période de référence par usage ou par accord d’entreprise (Soc 23/09/2009 n°08-41.525).
La loi Travail, dans une logique de flexibilité pour le chef d’entreprise, confie désormais à l’accord d’entreprise, d’établissement ou, à défaut, à une convention ou accord de branche le soin de fixer une autre période de référence pour l’appréciation des droits à congés (Article L3141-10 du Code du travail).
L’entreprise peut donc organiser l’acquisition des congés payés sur la période de référence de son choix, sur une année civile par exemple (du 1er janvier au 31 décembre).
Certaines entreprises ont l'obligation de s'affilier à une caisse de congés payés (entreprises des secteurs du BTP, des spectacles...). Dans ce cas, la période de référence est fixée du 1er avril de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours.
Dispositions supplétives
L’article L3141-11 du Code du travail dispose qu’à défaut de stipulation dans la convention ou l'accord, le début de la période de référence pour l'acquisition des congés est fixé par un décret en Conseil d'Etat.
Le décret n°2016-1551 du 18 novembre 2016 fixe le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé au 1er juin de chaque année.
La prise de congés payés
La période de congés et ordre des départs
Disposition d'ordre public
Un nouveau point de départ du droit à l'utilisation des congés : prise possible dès l'embauche
À PARTIR DE QUAND LE SALARIÉ PEUT-IL PRENDRE SES CONGÉS ?
C’est l’un des changements majeurs opérés par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 en matière de congés payés : le salarié peut désormais prendre ses congés payés dès l’embauche.
En effet, le nouvel article L.3141-12 du Code du travail prévoit que les congés peuvent être pris « dès l’embauche », c'est-à-dire dès leur acquisition, et non plus « dès l’ouverture des droits » :
A compter du 1er janvier 2017, l'employeur peut donc autoriser son salarié à prendre ses congés payés dès son embauche à condition d'avoir un solde de congés acquis suffisants.
Par exemple, si le salarié travaille dans l’entreprise depuis le 1er janvier 2017, il peut demander la prise de 5 jours de congés payés à partir du 1er mars 2017.
Par cette réforme, le législateur a souhaité éviter aux salariés d’attendre l’ouverture au 1er juin de l’année suivante des droits aux congés acquis. Il n’est désormais plus nécessaire que s’écoule un certain temps de présence dans l’entreprise avant de pouvoir bénéficier des premiers congés payés.
La gestion collective des ressources humaines est dès lors simplifiée et la prise de congés plus adaptée aux besoins de l’entreprise et du salarié.
Période de prise de congés
À QUELLE PERIODE LE SALARIE PEUT-IL PRENDRE SES CONGÉS ?
Le droit à congés doit s’exercer chaque année, dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre (Article L.3141-13 du Code du travail).
Les congés payés doivent donc être pris, chaque année, par le salarié et ne peuvent être remplacés par le versement d’une indemnité compensatrice qui ne doit pas être confondue avec l’indemnité de congés payés versée aux salariés en congé.
La Loi Travail ne modifie pas la disposition du Code du travail selon laquelle les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané (Article L.3141-14 du Code du travail).
Champ de la négociation collective
Depuis la loi du 8 août 2016, l’article L.3141-15 du Code du travail dispose qu’un accord d’entreprise ou d’établissement, ou, à défaut, une convention ou un accord de branche fixe :
1° La période de prise des congés
2° L’ordre des départs pendant cette période
3° Les délais que doit respecter l’employeur s’il entend modifier l’ordre et les dates de départs
Période de prise des congés et ordre de départ
C’est donc l’accord d’entreprise, à défaut, une convention ou un accord de branche, qui fixera pour chacun des salariés, la période de prise de congé.
Cette période pourra s’étendre ou non sur toute l’année civile mais dans tous les cas, elle doit respecter la période légale du 1er mai au 31 octobre qui est d’ordre public.
La période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de la période (soit au plus tard le 1er mars s’il s’agit de la période légale).
L’accord d’entreprise ou de branche déterminera également l’ordre des départs et le portera à la connaissance des salariés au moins un mois à l’avance pendant la période de prise des congés.
Un simple affichage dans l’entreprise est suffisant pour informer les salariés de la période de prise des congés et de l’ordre des départs.
L’employeur et le salarié doivent respecter l’ordre et les dates de congés déterminés. Le départ prématuré en congés ou le retour tardif du salarié contre le gré de l'employeur peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave.
Modification de l'ordre et des dates de départ
L'employeur ne peut pas changer les dates de congés du salarié moins d'un mois avant le départ, sauf :
• délai différent fixé par l'accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, par la convention ou accord de branche depuis la loi du 8 août 2016,
• ou circonstances exceptionnelles.
Dispositions supplétives
En l’absence de disposition conventionnelle, c’est à l’employeur de fixer, après avis du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel (Article L3141-16 du Code du travail):
1° la période de prise des congés payés
A nouveau, cette période devra dans tous les cas respecter la période légale du 1er mai au 31 octobre qui est d’ordre public.
La consultation du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel doit être organisée de telle sorte que le délai d’information de deux mois des salariés soit respecté.
En pratique, pour une période de prise des congés commençant le 1er mai, la consultation des représentants du personnel doit intervenir au plus tard au cours du mois de février pour permettre une information des salariés au plus tard le 1er mars.
2° l’ordre des départs en congés en tenant compte des critères suivants :
- la situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie
- la durée de leurs services chez l'employeur ;
- leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;
Règles de fractionnement et de report
Disposition d'ordre public
Une nouvelle dérogation à la prise en une seule fois de plus de 24 jours de congés
COMMENT LE SALARIE PEUT-IL PRENDRE SES CONGÉS ?
Le congé annuel doit être pris en deux fois au moins.
Sauf accord des parties ou dispositions conventionnelles contraires, l’obligation de prendre un congé minimum continu de 12 jours ouvrables sur la période légale de congé continue de s’imposer au salarié comme à l’employeur (Article L.3141-18 du Code du travail).
Ainsi, si le salarié n’a acquis que 12 jours ouvrables de congés au cours de la période de référence, il doit prendre son congé en continu.
Le code du travail instaure une durée maximale des congés pris en une seule fois à 24 jours ouvrables.
Il en résulte qu’en principe, la 5ème semaine de congés payés, et plus généralement, les jours acquis au-delà de 24 jours ne peuvent pas être accolés au congé principal.
Avant la Loi Travail, la seule exception à l’interdiction d’une prise de plus de 24 jours de congé consécutifs était la justification par le salarié de contraintes géographiques particulières (salariés des Dom Tom par exemple).
Depuis la Loi Travail deux nouvelles situations permettent au salarié de prendre plus de 24 jours de congés consécutifs (Article L3141-17 du Code du travail) :
- La présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé
- La présence au sein du foyer d’une personne âgée en perte d’autonomie
Des congés imposés sans avis préalable en cas de fermeture d'entreprise
L’article L.3141-19 du Code du travail dispose que lorsque le congé principal est d'une durée supérieure à douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l'accord du salarié.
Désormais, cet accord n'est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l'établissement.
Dès lors, en cas de fermeture de l’entreprise, l’employeur peut imposer des congés au salarié, sans avoir à recueillir son accord ni même l’avis des délégués du personnel ou du comité d’entreprise.
Champ de la négociation collective
Le report des jours de congés payés
LE SALARIÉ PEUT-IL REPORTER LES JOURS DE CONGÉS NON PRIS SUR L’ANNÉE SUIVANTE ?
Le principe : ni l'employeur ni le salarié ne peuvent exiger le report de tout ou partie des congés acquis mais non pris par le salarié sur l'année suivante.
Les congés qui n’ont pas été pris à la date limite de la période de référence sont perdus pour le salarié, sauf à prouver que l’employeur a fait obstacle à la prise de ces congés.
Les exceptions : le Code du travail autorise le report des congés payés sur l’année suivante dans les cas suivants :
➢ Accord des parties
➢ Annualisation du temps de travail :
Le report des jours de congés peut être prévu par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou accord de branche (Article L.3141-22 du Code du travail).
Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.
➢ Evènement empêchant le salarié de prendre ses congés
Le salarié bénéficie d’un droit au report de ses congés payés annuels, lorsqu’il a été empêché de les prendre en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle ou à la maternité.
L'assouplissement des jours supplémentaires de fractionnement
QUELLES SONT LES RÈGLES DE FRACTIONNEMENT NON MODIFIEES PAR LA LOI TRAVAIL DU 8 AOUT 2016 ?
Les salariés qui prennent une partie de leur congé principal (24 jours ouvrables maximum) en dehors de la période légale (1er mai au 31 octobre) peuvent profiter de congés supplémentaires.
Pour déterminer le nombre de jours supplémentaires, on ne tient pas compte de la 5e semaine de vacances. Les jours supplémentaires sont calculés compte tenu des jours restant sur 4 semaines de congés payés, soit 24 jours.
- Le fractionnement est interdit : pour les 12 jours devant être pris en continu pendant la période de référence.
- Le fractionnement est possible : pour la partie du congé d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours ouvrables par accord des parties.
- Le fractionnement est obligatoire : pour la 5ème semaine de congé dans la mesure où elle ne peut être accolée au congé de 24 jours ouvrables pouvant être pris en une seule fois.
Les salariés bénéficient de jours congés supplémentaires de fractionnement à condition d’avoir :
- acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés ;
- pris 12 jours continus entre le 1er mai et le 31 octobre ;
- un reliquat d’au moins 3 jours ouvrables posés en dehors de la période légale de prise du congé principal.
L’employeur doit leur accorder, sauf exception :
- 1 jour ouvrable de fractionnement lorsque le nombre de jours de congés principal pris en dehors de la période de référence est compris entre 3 et 5;
- 2 jours ouvrables de fractionnement si ce nombre est au moins égal à 6 en plus de la 5e semaine.
Le fractionnement obligatoire de la 5ème semaine ne donne lieu à aucun jour de congé supplémentaire.
A titre d’exemple,
- Si un salarié prend 4 semaines de congés en août (soit pendant la période de référence) et une semaine en février, il n’a droit à aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement.
- Si un salarié prend 19 jours en août, 5 jours en décembre et 6 jours en avril : il a droit à un seul jour ouvrable car, sur les 11 jours pris en dehors de la période légale de congés, 6 représentent la 5ème semaine et n’ouvrent pas droit à congé supplémentaire.
- Si un salarié prend 2 semaines en août, 1 en novembre, 1 en décembre et 2 en avril : il a droit à 2 jours de congés supplémentaires puisqu’il a pris la moitié de son congé principal légal (12 jours, soit plus de 6 jours) en dehors de la période légale.
Il était possible de déroger aux règles de fractionnement du congé principal par convention collective ou accord collectif ou si le salarié y renonçait expressément.
En cas de renonciation par le salarié, il incombe à l’employeur d’en apporter la preuve.
Notre recommandation : Il est vivement conseillé de formaliser cette renonciation par écrit – par exemple au sein du formulaire de demande de congés payés.
QUELLES MODIFICATIONS AUX REGLES DE FRACTIONNEMENT DES CONGES PAYES ONT ÉTÉ APPORTÉES PAR LA LOI TRAVAIL DU 08 AOUT 2016?
La Loi Travail réforme la hiérarchie des normes dans le domaine des congés payés et donne de nouveau la possibilité de modifier les règles de fractionnement par accord d’entreprise.
L’accord d’entreprise prime sur la convention collective pour fixer :
• la période pendant laquelle la fraction continue d’au moins 12 jours ouvrables est attribuée ;
• les règles de fractionnement du congé au-delà de 12 jours.
L’article L.3141-21 du Code du travail permet donc à un accord d’entreprise ou, à défaut une convention ou accord de branche de fixer une période différente de référence pour la prise de 12 jours minimum de congé, de supprimer tout droit à des jours de fractionnement ou encore de modifier leur nombre.
Quelles règles de fractionnement faut-il alors appliquer en l’absence de dispositions conventionnelles ?
Dispositions supplétives
A défaut d’accord sur le fractionnement des congés payés, les règles en vigueur avant la Loi Travail demeurent applicables.
En effet, l’article L.3141-23 du Code du travail dispose qu’en l’absence de dispositions conventionnelles :
1° La fraction continue d'au moins douze jours ouvrables est attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année
2° Le fractionnement des congés au delà du douzième jour est effectué dans les conditions suivantes :
a) Les jours restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année ;
b) Deux jours ouvrables de congés supplémentaires sont attribués lorsque le nombre de jours de congé pris en dehors de cette période est au moins égal à six et un seul lorsque ce nombre est compris entre trois et cinq jours.
Les jours de congé principal dus au delà de vingt-quatre jours ouvrables (soit pour la cinquième semaine de congés payés) ne sont pas pris en compte pour l'ouverture du droit à ce supplément.
Le salarié peut renoncer aux jours de fractionnement par accord individuel.
Schéma récapitulatif :
L'indemnisation des congés payés
COMMENT L’EMPLOYEUR DOIT-IL INDEMNISER LES CONGÉS PRIS PAR SON SALARIÉ ?
Pendant la durée du congé, l’employeur doit verser, au lieu et place de la rémunération, une indemnité de congés payés.
Cette indemnité peut se calculer selon deux règles (Article L.3141-24 du Code du travail) :
• la règle du dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence pendant laquelle ont été acquis les congés payés. Doivent être pris en compte tous les éléments de salaire perçus en contrepartie du travail.
• la règle du maintien de salaire : il s'agit de calculer le « salaire théorique » que le salarié aurait perçu s'il était venu travailler pendant ses congés.
Il faut comparer les deux méthodes de calcul afin d’appliquer la règle la plus favorable au salarié.
DANS LA PRATIQUE
L’employeur peut maintenir le salaire pendant la prise des congés payés et, le cas échéant, procéder à une régularisation en fin de période en comparant les deux méthodes de calcul.
Le bulletin de paie doit indiquer les dates de congés et le montant de l’indemnité de congés.
Les congés exceptionnels
Certains congés exceptionnels ont été crées ou ont vu leur durée allongée à compter du 1er janvier 2017 :
- La loi du 8 août 2016 a crée le congé de proche aidant (Article L.3142-16 et suivants du Code du travail) pour le salarié ayant au moins un an d’ancienneté lorsque l’une des personnes suivantes présente un handicap ou une perte d’autonomie d’une particulière gravité :
1° Son conjoint ;
2° Son concubin ;
3° Son partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;
4° Un ascendant ;
5° Un descendant ;
6° Un enfant dont il assume la charge ;
7° Un collatéral jusqu'au quatrième degré ;
8° Un ascendant, un descendant ou un collatéral jusqu'au quatrième degré de son conjoint, concubin ou partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;
9° Une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.
Ce congé s’est substitué, à compter du 1er janvier 2017, au congé de soutien familial.
Le congé de proche aidant ne peut pas dépasser une durée maximale, fixée :
• soit par convention ou accord collectif d'entreprise ou, à défaut, par convention ou accord de branche,
• soit, en l'absence de convention ou accord applicable dans l'entreprise, à 3 mois.
Toutefois, le congé peut être renouvelé, sans pouvoir dépasser 1 an sur l'ensemble de la carrière du salarié.
Le congé de proche aidant n'est pas rémunéré par l'employeur (sauf dispositions conventionnelles ou collectives le prévoyant).
- Les congés rémunérés pour évènements familiaux (Articles L.3142-1 et suivants du Code du travail) dont la durée est déterminée par une convention ou un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, une convention ou un accord de branche sans toutefois pouvoir être inférieure à :
1° Quatre jours pour son mariage ou pour la conclusion d'un pacte civil de solidarité ;
2° Un jour pour le mariage d'un enfant ;
3° Trois jours pour chaque naissance survenue à son foyer ou pour l'arrivée d'un enfant placé en vue de son adoption ;
4° Cinq jours pour le décès d'un enfant (contre 2 auparavant);
5° Trois jours pour le décès du conjoint, du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, du concubin, du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère, d'un frère ou d'une sœur ;
6° Deux jours pour l'annonce de la survenue d'un handicap chez un enfant.
