Depuis le 1er janvier 2017 :
- le bulletin de paie électronique est devenu la norme dans le secteur privé
- un nouveau modèle de bulletin de paie est devenu obligatoire dans les entreprises d'au moins 300 salariés.
Au 1er janvier 2018, ce nouveau modèle de bulletin de paie concernera tous les employeurs, mais cette nouvelle fiche de paie peut d’ores et déjà être mise en place, de manière facultative et volontaire dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Le décret n°2016-190 du 25 février 2016 relatif aux mentions figurant sur le bulletin de paie et l’arrêté du 25 février 2016 ont consacré un nouveau modèle de bulletin de paie afin de pallier les lacunes de l’ancienne version (libellés trop nombreux et peu clairs, difficile compréhension par les salariés du calcul du salaire brut puis du net notamment).
Ce nouveau modèle du bulletin de salaire a été annoncé par le gouvernement comme plus facile à gérer pour les entreprises et plus lisible et compréhensible pour les salariés.
Quelles sont les modifications apportées à la structure du bulletin de paie? Quelles mentions devront y figurer ? Explications.
Quelle est la structure du nouveau bulletin de paie ?
Dans un objectif de lisibilité et de pédagogie, le décret n°2016-190 du 25 février 2016 relatif aux mentions figurant sur le bulletin de paie et l’arrêté du 25 février 2016 ont apporté plusieurs modifications au bulletin de paie tel que nous le connaissions jusqu’à présent.
Il s’agit plus d’une clarification du bulletin de salaire que d’une réelle simplification.
La nouvelle fiche de paie verra son nombre de lignes divisé par deux.
Les libellés seront désormais plus clairs et structurés par postes de charges.
Le législateur a souhaité garantir une meilleure compréhension des montants de cotisations – tant salariales que patronales.
La nouvelle version du bulletin de paie fera apparaître le montant total des allègements de cotisations, comme l'exonération totale des cotisations versées à l'Urssaf (hors cotisations chômage) pour les salaires.
Les lignes de cotisation de protection sociale seront regroupées par risque couvert avec libellés spécifiques : assurance santé, retraite ou encore chômage.
Les autres contributions dues par l'employeur fusionneront en une seule ligne (intitulée « autres contributions dues par l’employeur ») qui agrègera les contributions dues uniquement par l’employeur, notamment :
- le versement transport,
- la contribution au Fonds national d'aide au logement (Fnal),
- la contribution solidarité autonomie,
- le forfait social,
- la taxe d'apprentissage,
- la contribution patronale au financement des organisations syndicales.
Quelles sont les mentions obligatoires du nouveau bulletin de paie ?
Le nouveau modèle de bulletin de paie comportera les éléments suivants (Article R3243-1 du Code du travail) :
- L'identité de l'employeur : nom, adresse, numéro Siret, code APE ou NAF ;
- L'identité du salarié : nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique ;
- L'intitulé de la convention collective applicable (ou la référence au code du travail concernant les congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
- La période et le nombre d'heures de travail : avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait et l'indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail ;
- Les dates de congés et le montant de l'indemnité de congés payés (s'ils interviennent sur la période concernée par le bulletin de paie) ;
- Le montant de la rémunération brute;
- La nature et le montant des « accessoires de salaire » (primes, avantages en nature, frais professionnels...) soumis aux cotisations salariales et patronales ;
- Le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales;
- La nature et le montant des autres versements et retenues;
- Le montant de la rémunération nette;
- La date de paiement;
- Le montant total versé par l'employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et exemptions) ;
- Le montant des exonérationset exemptions de cotisations et contributions sociales ;
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site Service-Public.fr : pour plus d'explications sur les différents termes utilisés ;
- La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée.
Sont supprimées les mentions suivantes :
- l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale,
- le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisation.
Les indications relatives au droit de grève ou à l'activité de représentation des salariés demeurent interdites (Article R3243-4 du Code du travail).
A savoir, la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.
Attention, les entreprises devront à nouveau adapter leurs bulletins de paie avant le 1er janvier 2018 pour inclure les éléments liés au prélèvement à la source.
Cette question a notamment été envisagée dans un rapport remis au Gouvernement le 20 février 2017 et intitulé « les enseignements de l’expérimentation sur la clarification des bulletins de paie ».
Le nouveau bulletin de paie, en images
Les libellés exacts du nouveau bulletin de paie et leur ordre varient selon que le salarié ait ou non le statut de cadre.
Source : Arrêté du 25 février 2016 fixant les libellés, l’ordre et le regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie mentionnées à l’article R 3243-2 du Code du travail.
Pour les cadres
Pour les non-cadres
Le bulletin de paie électronique, dans le public comme dans le privé
Alors que la fiche de paie version papier était jusqu’à présent le principe, à partir du 1er janvier 2017 dans le privé et depuis le 6 août 2016 dans le public, le bulletin de paie dématérialisé va devenir progressivement la norme (article 54 de la Loi Travail).
La dématérialisation des bulletins de salaire présente de nombreux avantages :
- accélération des flux
- réduction des impressions papier
- diminution des coûts et du temps de traitement et d’envoi du bulletin de paie au salarié
- facilitation de la conservation des bulletins pour le salarié comme pour l’employeur
Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité (Article L3243-2 du Code du travail).
La loi Travail et le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité inversent alors la règle d’option jusqu’alors en vigueur et fait désormais du bulletin de paie électronique la solution de droit commun.
EN PRATIQUE, COMMENT PROCÉDER ?
Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur n’a plus à demander l’accord du salarié pour une remise dématérialisée du bulletin de paie.
Lorsqu'il décide de délivrer le bulletin de salaire sous forme électronique, l'employeur informe simplement le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie dématérialisé.
Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique (Article D 3243-7 du Code du travail).
L’employeur sera alors dans l’obligation de délivrer au salarié le bulletin de paie en version papier.
L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie dématérialisé :
-soit pendant une durée de cinquante ans ;
-soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
Le service en ligne associé au compte personnel d'activité permet en outre au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique (consultez notre article sur le CPA).
A savoir : L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans (Article L.3243-4 du Code du travail).
